RGPD y destrucción documental: ¿qué obligaciones tiene tu empresa?
En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión del papel sigue siendo una tarea crucial para la mayoría de las empresas. Desde contratos y facturas hasta datos personales de clientes y empleados, la acumulación de documentos sensibles es inevitable. Sin embargo, ¿sabes qué ocurre con esos papeles una vez que dejan de ser útiles? La normativa actual, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), impone serias obligaciones a las empresas para garantizar la privacidad y seguridad de la información. No cumplir con ellas puede resultar en sanciones que superan los 600.000 euros. Para evitar este riesgo, muchas compañías optan por la destrucción confidencial de documentos en Madrid, un servicio profesional que asegura el cumplimiento de la ley de principio a fin.
¿Qué es el RGPD y por qué afecta a la destrucción de documentos?
El RGPD es la regulación europea que establece las normas para el tratamiento de datos personales, es decir, cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Su objetivo principal es fortalecer la protección de los datos de los ciudadanos de la Unión Europea. Aunque a menudo se asocia con el mundo digital, el RGPD también se aplica a la información en formato físico, como la que se encuentra en documentos de papel.
Según el principio de limitación del plazo de conservación, el RGPD exige que los datos personales se mantengan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir el propósito para el que fueron recogidos. Una vez que ese propósito ha finalizado, la empresa tiene la obligación de eliminar la información de forma segura y permanente. Esto es lo que se conoce como destrucción documental, un proceso que debe ser tan seguro y confidencial como la propia gestión de los datos.
Sanciones por un tratamiento de datos incorrecto
El incumplimiento de las normativas del RGPD puede acarrear graves consecuencias económicas y reputacionales. Las sanciones se dividen en dos niveles:
- Multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación global anual de la empresa, la cantidad que sea mayor, por infracciones menos graves, como no llevar un registro adecuado de las actividades de tratamiento de datos o no notificar una brecha de seguridad en el plazo establecido.
- Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual, la cantidad que sea mayor, por infracciones graves, como el tratamiento de datos sin consentimiento o el incumplimiento de los principios básicos del RGPD.
Además de las multas, una empresa puede sufrir un grave daño a su imagen y perder la confianza de sus clientes, proveedores y empleados. Una mala gestión de los documentos, que termine en una filtración de datos, puede ser un golpe del que es difícil recuperarse.
¿Cómo garantizar una destrucción documental segura y certificada?
La destrucción de documentos no es tan simple como tirar papeles a la papelera de reciclaje o usar una destructora de oficina. Los documentos deben ser triturados hasta un nivel de seguridad que impida su reconstrucción, y todo el proceso debe estar respaldado por un certificado de destrucción. Esto es especialmente importante cuando se trata de información sensible.
Para cumplir con la ley y proteger la privacidad de la información, las empresas deben seguir una serie de pasos:
- Identificar y clasificar los documentos que contienen datos personales y que deben ser destruidos.
- Establecer un calendario de destrucción que se ajuste a los plazos de conservación legales.
- Optar por un método de destrucción seguro, como la trituración profesional que cumpla con las normativas de seguridad más estrictas (por ejemplo, la norma DIN 66399).
- Contratar a una empresa de destrucción de documentos en Madrid que ofrezca un servicio certificado y garantice la total confidencialidad del proceso.
La importancia de elegir un servicio profesional de destrucción de documentos
Un servicio profesional no solo te asegura el cumplimiento de la ley, sino que también te ofrece tranquilidad. Una empresa de destrucción de documentos en Madrid como ABDC, garantiza que todo el proceso se realiza de forma segura y con la máxima discreción. Sus servicios incluyen la recogida de la documentación, su destrucción en instalaciones seguras y la emisión de un certificado que valida el procedimiento.
Además, una buena empresa de destrucción de documentos también se preocupa por el medio ambiente. El papel destruido se recicla, contribuyendo a la sostenibilidad y a la economía circular. Así, no solo proteges la información de tu empresa, sino que también actúas de manera responsable con el entorno.
Evita los riesgos y las posibles sanciones. Cumplir con el RGPD en materia de destrucción de documentos no es una opción, sino una obligación legal y ética. Confía en profesionales que te ayuden a gestionar este proceso de forma eficiente y segura.
¿Qué medidas has tomado en tu empresa para la correcta destrucción de documentos?
